Privatlivspolitik

Behandling af persondata i Grundejerforeningen Regnersgaard Plantage

Grundejerforeningen bestyrelse har fastlagt følgende regler for behandling af persondata, således at
foreningens persondatabehandling er i overensstemmelse med EU’s General Data Protection Regulation
(GDPR) og Datatilsynets regler.

Indsamling af persondata
Grundejerforeningen beder medlemmer om de persondata, der er nødvendige for foreningens daglige drift.
Det gælder:

• Navn(e) på ejendommens ejer(e)
• Ejendommens adresse
• Ejers/ejeres helårsadresse
• E-mail
• Telefon
• Evt. dato for erhvervelse af ejendomme.

Disse data opdateres løbende, og aflevering af dem betragtes som samtykke til behandling og opbevaring.
Opbevaring og videregivelse af de indsamlede persondata beror hos bestyrelsens kasserer og videregives til bestyrelsens øvrige medlemmer, og evt. suppleanter og intern revisor ved behov herfor, samt til andre hvordette er nødvendigt for foreningens drift.

Kendskab til persondata
Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og intern revisor kan få kendskab til yderligere
personrelaterede data, som måtte blive oplyst for grundejerforeningen, f.eks. i forbindelse med kommunal sagsbehandling, ejendomskøb, dispensationsansøgninger og lignende. Sådanne data bringes alene til bestyrelsens kendskab og videregives ikke til andre. Disse data opbevares ikke i et systematisk register, men indgår i foreningens arkiv og kan fremgå af bestyrelsens referater.

Offentliggørelse af persondata
Medlemmers navne og kontaktoplysninger kan fremgå af referater fra generalforsamling og
bestyrelsesmøder. Medlemmers kontaktoplysninger offentliggøres ikke uden særlig tilladelse.
Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i foreningens offentlige referater, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.

Sletning af persondata
De nævnte persondata slettes ikke f.s.v. angår ejernavne og adresser. Det skyldes hensynet til at kunne
beskrive grundejerforeningens historie.
Andre data om ejere, der ikke længere er medlemmer af grundejerforeningen, indgår i foreningens arkiv,
som beror hos foreningens kasserer eller et andet bestyrelsesmedlem. Foreningens arkiv eller dele heraf kan efter beslutning på en generalforsamling deponeres på et lokalhistorisk arkiv.

Dataansvarlig
Grundejerforeningens kasserer er ansvarlig for foreningens behandling af persondata.

Kontrol
I forbindelse med intern revisors gennemgang af regnskabet kontrollerer denne, at ovenstående regler overholdes.

Reglerne er synlige
Dette regelsæt offentliggøres på hjemmesiden for Grundejerforeningen Regnersgaard Plantage.
Besluttet af bestyrelsen for Grundejerforeningen Regnersgaard Plantage den 8.9.2024